Pred časom se je Googlov inženir odločil za samostojno delo na novem e-poštnem projektu, potem ko je zaprosil za pomoč uporabnika, ki se je pritožil, da je preveč časa porabil za iskanje sporočil v e-poštnem polju. 1. aprila 2004 se je skoraj po naključju in po zaslugi avtonomne pobude pred natanko 10 leti rodil Gmail, ki je danes najbolj uporabljana spletna e-poštna storitev na svetu. Čeprav je minilo 15 let od rojstva Gmaila in še veliko od rojstva E-pošte, je veliko ljudi, ki še naprej uporabljajo e-pošto in Gmail na napačen način .
Tu je 10 vrst napak, ki smo jih vsi storili, vendar se jih je treba namesto tega izogibati ali v vsakem primeru čim bolj zmanjšati.
1) Ustvarite veliko osnutkov
Ko v Gmailu pritisnete tipko za pisanje, se odpre okno o sestavi sporočil.
Če nekaj napišete in nato pritisnete gumb za zapiranje, to sporočilo shranite v osnutke.
To lahko uporabite za prenos beležnice, v katero lahko shranite sezname opravkov, bolj verjetno pa je, da bodo napolnjena z neželenimi in delnimi sporočili, ki niso nikoli poslana.
Vsi, ki uporabljajo Gmail, bodo v Osnutkih našli na stotine praznih in neuporabnih sporočil.
2) Izbrišite sporočila, da ohranite čisto pošto brez prebranih sporočil
Nekoč, ko so bila e-poštna sporočila omejena z razpoložljivim prostorom, je bilo smiselno izbrisati sporočila, ki niso več potrebna. Danes pa, ker je tam ves prostor in ker vsakodnevno prihajajo sporočila vseh vrst, jih ni priročno izbrisati, temveč jih organizirati v mape ali nalepke z uporabo filtrov. E-poštna sporočila lahko filtrirate tako, da se ne pojavijo v glavnem razdelku, ali pa arhivirate sporočila, da jih odstranite iz mape »Prejeto«, ne da bi jih izbrisali.
PREBERITE TUDI: Naročite prejeto pošto s filtri in vzdevki v Gmailu za upravljanje prejetih e-poštnih sporočil
3) Označi vse kot "prebrano"
Kar zadeva prejšnjo točko, v Gmailu ni primerno, da vse označite kot prebrano, če želite naročiti, lahko jih pustite neprebrane, vendar jih organizirate v različne mape.
Napaka je, da sporočila označimo kot prebrana in razmišljamo, da se bomo k njim vrnili kasneje. Upoštevajte tudi, da samo obvestila, ki so prav tako prejeta v mapi Prejeto, obveščevalni programi in mobilne aplikacije štejejo za neprebrana, preostala pa se prezrejo.
Vendar je popolnoma pozabljena.
4) Preveč neprebranih e-poštnih sporočil
Po prejšnji točki se v glavnem nabiralniku prikaže neprebrano sporočilo o napaki.
GLEJ TUDI KAKO: V Gmailu si oglejte samo neprebrana sporočila s hitro povezavo
5) Pošljite si e-poštno sporočilo za shranjevanje datotek ali zapiskov .
V preteklosti sem Gmail uporabljal tudi kot prostor za shranjevanje dokumentov, datotek ali prilog, tako da sam pošilja sporočila.
Gmail je bil prva e-poštna storitev, ki je brezplačno zagotovila ogromen prostor v GB za datoteke, zato je bilo tudi normalno, da ves ta prostor (pravijo pred 10 leti) uporabljate, kot da gre za oblak.
V zadnjih letih se je treba temu načinu dela s poudarkom na resničnih oblačnih storitvah izogniti.
Za večje datoteke je bolje imeti aplikacijo, kot so Onenote ali Evernote ali Dropbox, Google Drive in Onedrive.
ponon bi morali sami pošiljati e-poštna sporočila dokumentov, povezav in prilog, ki jih želite shraniti. Kljub temu se včasih zdi preprosto lažje kot pošiljanje e-pošte, ker bo potem v mapi »Prejeto« za vedno.
6) Pretiravajte z nalepkami in mapami
Gmail podpira gnezdene oznake. Ustvarjanje nalepk je koristno za organiziranje e-poštnih sporočil, podobnih ali istih pošiljateljev. Pomembno je, da jih ni preveč in da so vsi na seznamu na desni strani, ne da bi se pomaknili, sicer lahko pozabimo na številne kategorije in številna prejeta sporočila.
7) Naredite napako med Odgovori in Odgovori vsem
V skupinskem sporočilu včasih pritisnete gumb » Odgovori «, da delite misel, ki jo bo prejel samo tisti, ki je poslal zadnji odgovor. Ko drugič pritisnete na Odgovori vsem, ko ste dejansko želeli napisati zasebni odgovor.
Da bi se izognili tej vrsti napak, v Gmailu obstajata dve zelo pomembni funkciji:
- Uporabite funkcijo preklica napačnega e-poštnega sporočila
- V gumb Odgovori postavite Odgovori vsem kot privzeto vedenje za hitro pošiljanje e-pošte skupini stikov
8) Odgovorite na e-poštna sporočila, ne da bi spremenili temo
Razprave po e-pošti pogosto končajo teme.
Če gre za pomembna sporočila, ko odgovarjate na e-poštno sporočilo, preverite, ali je primerno spremeniti zadevo in ne obdržati starega iz prvega.
9) Če mislite, da Gmail ni mogoče uporabljati brez povezave
Čeprav z omejenimi funkcijami lahko Gmail odprete tudi kot program brez povezave, ko nimate internetne povezave.
10) Ne uporabljajte naprednih iskalnikov
Cilj Gmaila od njegovega nastanka je bil zagotoviti e-poštno storitev, ki je bila enostavna za iskanje.
Zaradi tega je iskanje v Gmailu zelo zmogljivo, boljše od katere koli druge podobne storitve, le da morate poznati uporabnike in ukaze za njegovo uporabo.
Drugi članek razlaga najbolj uporabne napredne iskalnike v Gmailu .
PREBERITE TUDI: Splošni vodnik za Gmail
