Programski paket Microsoft Office sestavljata dva najpogosteje uporabljana programa na svetu, na nek način zelo podobna: Access in Excel .
Excel je sprva bolj površen, enostavnejši za uporabo in bolj neposreden, s preglednico, ki jo napolnite s številkami ali vrednostmi, ki jih je mogoče samodejno upoštevati.
Dostop je na začetku bolj zapleten, tudi če po razumevanju osnov ponuja možnost izdelave maske, ki je prilagodljiv grafični vmesnik, za vstavljanje vrednosti v celice, kar postane veliko bolj udobno in uporabniku prijaznejše.
Oba sta delovna in študijska programa za upravljanje podatkov in človek bi se lahko vprašal, kateri od obeh je boljši in za katere je bolje, da ima raje enega do drugega.
Skratka, Excel je orodje za analizo podatkov za matematične izračune in statistične primerjave, ki jih je mogoče predstaviti tudi v obliki grafov, ki jih je enostavno deliti.
Access je na drugi strani program za upravljanje podatkov, pravi upravljavec baz podatkov, ki ga lahko hkrati uporablja več uporabnikov, uporaben za filtriranje vrednosti, ki jih strukturirano prikazuje in avtomatizira določene operacije in dogodke.
Excel je odličen pri analizi numeričnih podatkov .
Krivulja učenja za uporabo Excela je precej kratka in že se naučimo uporabljati nekatere osnovne funkcije, kot so vrtilne tabele, lahko takoj izvedete številne operacije.
Najnovejše različice so nato polne predpakiranih modelov, ki jih je treba dokončati.
Excel je odlično orodje, ko je na voljo dve ali tri preglednice, namesto tega pa postane veliko bolj neprijetno, če se poveča velikost baze podatkov.
Vzdrževanje preglednice Excel s tisoči, če ne več deset tisoč vnosi postane res težje, z razvojem podatkov pa obstaja nevarnost napak pri posodabljanju formul, grafov in makrov.
V drugih člankih o Excelu smo videli:
- Kako uporabljati Excelove preglednice
- 4 operacije, ki jih je mogoče izvesti pri delu z Wordom in Excelom
- Najboljše Excelove predloge, ki jih lahko brezplačno prenesete za finančne in komercialne operacije .
V primerjavi z Excelom, ki se osredotoča na številčne podatke in zaporedja, je Access resnična digitalna arhivska rešitev za informacije, ki jih je mogoče večkrat priklicati v programu.
Krivulja učenja za dostop je daljša, v smislu, da za začetek uporabe morate preučiti vsaj osnove in razumeti njeno terminologijo.
Morda je največja razlika med Accessom in Excelom metoda hrambe podatkov.
Dostop lahko kadar koli spremenite in dodate dodatne informacije, spremenite, odstranite ali filtrirate podatke, ne da bi to vplivalo na formule in tabele.
Vendar pa pri uporabi velikega nabora podatkov v Excelu obstaja možnost, da lahko majhna sprememba pokvari celotno tabelo.
Dostop je korak dlje od Excela z uporabo iskalnih seznamov in potrditvenih pravil za posamezna polja na ravni tabele.
Referenčno integriteto med tabelami, to je njihovo povezavo, stalno vzdržuje Access, ki zagotavlja pomen vseh informacij.
Združevanje ogromnih baz podatkov je v Accessu dokaj enostavno, kar omogoča filtriranje posameznih informacij takoj, brez vrtilnih tabel.
Glede dostopa, ki je bil zaradi svoje zapletenosti očitno manj uporabljen kot Excel, sem v preteklosti že napisal predhodni vodnik, ki temelji na Microsft Accessu, da bi razumel, kako deluje in za kaj se uporablja .
Boljšega ali slabšega programa torej ni, oba sta odlična orodja, ki jih je mogoče izmenično uporabljati glede na potrebe in delo, ki ga je treba opraviti in vzdrževati.
Excel olajša ustvarjanje rezultatov po meri z zelo prilagodljivim oblikovanjem in pripombami, ki jih lahko preprosto dodate kamor koli.
Če pa je treba podatke in odnose vzdrževati sčasoma, lahko preglednice postanejo resnično omejujoče, zato se začne igrati dostop.
Zagotovo je najboljša hibridna rešitev, pri kateri se podatki iz Accessove baze izvažajo ali kopirajo v Excel.
Programi se med seboj integrirajo in tako lahko uvozite podatke Accessa v Excel, in obratno, zapolnite Access s pomočjo že obstoječih tabel Excela (glejte Microsoftov vodnik).
Čeprav Excel ni baza podatkov, se še vedno pogosto uporablja za shranjevanje podatkov.
Vendar je Excel baza podatkov z enimi datotekami in ne relacijska podatkovna baza, kot je Access, kjer so podatki različnih tabel povezani in se samodejno spreminjajo glede na določene dogodke.
Ko se je treba preproste tabele razviti v več povezanih tabel s podatki, je Access prva izbira.
Ko so podatki v Accessu, lahko dodate več tabel in jih združite, ustvarite poizvedbe ali poglede, določite strukturo in vrste podatkov.
Brez dvoma je Access zelo bogat izdelek, čeprav se prvi učinek morda zdi zastrašujoč.
