Urejeno upravljanje e-poštnega polja pomeni dve osnovni stvari: počistiti in vedno ohraniti prazen del neprebranih sporočil in organizirati mapo »Prejeto« prek filtrov in nalepk. Medtem ko smo za organizacijo pošte že videli več priročnikov, vključno s tistim za naročanje prejetih sporočil s filtri in vzdevki v Gmailu, tu vidimo najboljši način za hitro ponastavitev mape »Prejeto«, ne da bi bilo treba prebrati vsako prejeto sporočilo v Gmailu in brez brisanja.
Trik, da dohodno pošto z Gmailom vedno ohranjate na nič (velja pa tudi za druge nabiralnike) je, da uporabite skrivnostno in malo uporabljeno funkcijo, ki "arhivira" pošto, torej da jo skrijete, ne da bi jo izbrisali in obdržali poudarjena neprebrana sporočila.
Ko uporabite gumb Arhiviraj za izbrana e-poštna sporočila, se ta odstranijo iz mape »Prejeto« .
Arhivirana sporočila pa se ne brišejo iz Gmaila, ampak le iz mape prejetih sporočil.
Obvestilo o sporočilu izgine, tudi če tega e-poštnega sporočila ni bilo prebrano.
V katerem koli programu ali aplikaciji za upravljanje e-pošte, kot je Gmail, so e-poštna sporočila večinoma razdeljena na 5 razdelkov:
- Inbox mora vsebovati vsa prejeta sporočila, ki so pomembna in zanimiva.
- pošta poslana, pri čemer so e-poštna sporočila poslana drugim.
- Neželena pošta z e-poštnimi sporočili, ki so samodejno nezaželena.
- Smeti, izbrisana e-poštna sporočila
- Arhivirano, vsa sporočila so odstranjena iz mape »Prejeto«, niso pa izbrisana.
Sporočila e- pošte, ki jih ni treba prebrati ali odpreti takoj, vendar jih je še vedno hraniti in jih ne izbrisati, je zato treba premakniti v Arhiv .
Razlike med arhiviranimi in shranjenimi e-poštnimi sporočili so zelo pomembne:
Arhivirana e-poštna sporočila se po določenem času ne bodo samodejno izbrisala, ko so v košu, ampak bodo ostala v Gmailu, dokler jih ne ročno izbrišemo.
Arhivirana sporočila so vključena tudi v splošna iskanja prek Gmailovega iskalnika, kar pa ne velja za neželeno ali izbrisano e-pošto.
Arhivirana e-poštna sporočila štejejo znotraj omejitve Gmailovega prostora za shranjevanje, izbrisana e-poštna sporočila pa nasprotno.
Kot že omenjeno, arhivirana e-poštna sporočila niso samodejno označena kot prebrana in dejansko, če arhivirate e-poštno sporočilo, ne da bi ga odprli ali prebrali, ostane označeno kot neprebrano, tudi če ne bo vključeno v štetje pošte, ki jo je treba prebrati.
Kje se končajo sporočila, arhivirana v Gmailu, "> vsa sporočila ", da se prikažejo vsa e-poštna sporočila in tista v Arhivu.
Če uporabljate Microsoft Outlook, je namesto tega zavihek Arhiv za branje le teh.
E-poštna sporočila, shranjena z oznako, bodo nato vidna v različnih mapah z nalepko, tako v tistih, ki jih Gmail samodejno ustvari, kot tudi po meri.
Zdaj, ko vemo, kako funkcijo uporabiti za arhiviranje sporočil, poglejmo, kako jo uporabiti za ponastavitev števila neprebranih sporočil v mapi Prejeto .
Najprej lahko naenkrat arhivirate vsa neprebrana sporočila, vključno s starimi, ne da bi jih izbrisali, lahko ustvarite filter.
Nato pritisnite puščico navzdol, ki se nahaja v Gmailovem iskalnem polju, pritisnite gumb poleg možnosti Iskanje in dodajte "neprebrana sporočila".
Na dnu s tem iskanjem pritisnite povezavo ustvari filter, potrdite dejanje, nato v oknu filtra izberite samo polje »Ignore Inbox (Archive)«.
Preden kliknete na Ustvari filter, izberite možnost " Uporabi filter tudi pri prejšnjih pogovorih ".
Vsa doslej neprebrana sporočila bodo arhivirana in številka, ki prikazuje e-poštna sporočila, ki jih je treba prebrati, bo ponastavljena.
Končno odprite nastavitve Gmaila s pritiskom na gumb zobnika v zgornjem desnem kotu, pojdite na razdelek Filtri in izbrišite na novo ustvarjen filter (da preprečite, da bi se naslednja dohodna sporočila samodejno arhivirala).
Z ustvarjanjem filtrov e-poštnih sporočil je mogoče zagotoviti, da se e-poštna sporočila z natančno določenih naslovov samodejno arhivirajo in ostanejo neprebrana.
Arhivirate lahko tudi vsa sporočila, prebrana in neprebrana, prejeta pred določenim datumom .
Če želite to narediti, poiščite v: Prejeto pred: 2016/12/31 (v tem primeru želim arhivirati vsa sporočila, prejeta pred 31. decembrom 2016), nato pritisnite na Ustvari filter za to iskanje in izberite dejanje Ignore Inbox (Arhiviraj) ), z možnostjo uporabe filtra za vse pogovore.
V prihodnosti lahko kadar koli prejmete sporočilo, ki vam ga ni treba brati (na primer obvestilo iz Facebooka, Amazona ali drugih aplikacij), ne da bi ga izbrisali, ga lahko neposredno vložite.
Če želite arhivirati e-poštno sporočilo v Gmailu, ga preprosto izberite na seznamu in nato pritisnite gumb Arhiviraj na vrhu, da izgine iz mape »Prejeto«.
Ukrep za arhiviranje sporočil lahko v računalniku pospešite tako, da izberete E-pošto in pritisnete tipko E na tipkovnici.
V Gmailu za Android lahko odprete Meni> Nastavitve> Splošne nastavitve> Privzeto dejanje v Gmailu in izberete Datoteka (namesto Delete).
Na ta način povlecite sporočilo levo ali desno, da ga arhivirate, ne da bi ga izbrisali.
Tudi v Gmailu za iPhone in iPad lahko po izbiri prejetih sporočil uporabite gumb Arhiv.
Če ste pomotoma arhivirali sporočilo, ga lahko preprosto vrnete v mapo »Prejeto« tako, da ga poiščete na seznamu Vsa sporočila, ga izberete in nato s tipko premaknete v mapo »Prejeto« .
