Ena najpogostejših terorjev, ko delamo dokumente s paketom Office, je izguba vsega do takrat opravljenega dela zaradi nenadnega izklopa napajanja ali napake sistema Windows s prisilnim ponovnim zagonom. Ti scenariji so vse manj pogosti, vendar lahko delo, ki ga opravimo s programiranjem Word, Excel in PowerPoint, zaščitimo dokument, da samodejno shranimo dokument, medtem ko ga še izdelujemo: s tem, ko bomo ravnali na ta način, bomo v najslabšem primeru izgubili le nekaj trenutkov pred težavo oz. blackout. V tem priročniku vam bomo nato pokazali, kako aktivirati samodejno shranjevanje datotek v Wordu, Excelu in PowerPointu, tako da vedno zaščitite delo, ki ga opravljate v pisarni ali doma; če to ni dovolj (obstaja nevarnost poškodbe datoteke), vam bomo tudi pokazali, kako lahko s pomočjo zgodovine datotek obnovite staro revizijo datoteke, tako da lahko vedno začnete znova v dobrem trenutku in se izognete temu, da bi morali začeti znova.
PREBERITE TUDI -> Obnovite poškodovane, poškodovane ali izgubljene Wordove dokumente in datoteke Excel
1) Samodejno shranjevanje v Office 365
Če imamo naročninsko kopijo sistema Office 365, je na voljo samodejno shranjevanje s prenosom datoteke neposredno v OneDrive, OneDrive za podjetja ali SharePoint Online (za podjetja): na ta način bodo različni uporabljeni programi Office sinhronizirali vsako spremembo, storjeno na datoteke (v nekaj sekundah), tako da vam nikoli ni treba skrbeti za težave. Zato najprej v računalniku z operacijskim sistemom Windows 10 omogočimo odjemalcu OneDrive, ki išče ikono v spodnjem desnem kotu ali v meniju Start poišče element OneDrive .
Če imamo prejšnje različice sistema Windows ali uporabljate Mac, naložimo OneDrive.
Ko je sinhronizirana mapa OneDrive omogočena, pojdimo na program Office, ki ga bomo uporabili, začnite pisati dokument ( Novo ) in na vrhu kliknite Datoteka -> Shrani in izberite OneDrive -> Osebna mapa kot pot. Datoteka bo takoj shranjena v oblak in v zgornjem delu okna se bo prikazal gumb Samodejno shranjevanje .
V drugem članku priročnik za sinhronizacijo map v programu Onedrive.
Z gumbom, ki je aktiven, nam ne bo treba več skrbeti za varčevanje v časovnih intervalih, saj je vse sinhronizirano z oblakom (očitno mora biti internetna povezava). Če želimo obnoviti staro različico datoteke, preprosto kliknite gumb, shranjen v OneDriveu, zgoraj desno in uporabite meni Prikaži vse različice .
Na ta način lahko samodejno shranimo in obnovimo po potrebi tudi v primeru težav z osebnim računalnikom (delo lahko vedno nadaljujemo na drugem računalniku, konfiguriranem z našim računom za Office 365).
Če še nimamo Office 365, se lahko od tu prijavimo za naročnino na storitve -> Nakup Office 365.
Za osnovni paket je na voljo tudi enomesečna preizkusna različica, tako da lahko ocenite vse prednosti, če imate naročnino na Office, namesto da kupujete celoten paket za proizvodnjo brez povezave.
2) Samodejno shranjevanje v brezžičnih različicah sistema Office
Če nimamo Officea 365, ampak različico proste prodaje (s klasično licenco za nedoločen čas), samodejno shranjevanje v oblaku ni na voljo, lahko pa vedno sprejmemo samodejno shranjevanje za datoteke brez povezave .
V tem primeru bomo uporabili revizijski sistem, integriran znotraj sistema Office, tako da lahko shranimo spremembe, ki jih ne shranimo ročno v krajših časovnih presledkih (opomnimo vas, da morate na tipkovnici takoj pritisniti CTRL + B, da takoj shranite doseženi napredek).
Če želite omogočiti samodejno shranjevanje na maloprodajnih različicah sistema Office, odprite kateri koli dokument s programi Office, na vrhu kliknite Datoteka in pojdite na Možnosti -> Shrani pot.
V tem oknu poskrbimo, da je prikazana razširitev najnovejših pisarniških datotek (na primer docx, xlsx itd.), Kljukico postavimo pod Shrani podatke samodejnega shranjevanja vsakega, nastavimo 1 minutni interval (minimum, ki ga lahko nastavimo) in omogočimo tudi element Naj bo najnovejša različica samodejno obnovljena, če se zapre brez shranjevanja .
Podatki o samodejnem shranjevanju bodo shranjeni na poti, označeni v polju Pot do datoteke samodejnega shranjevanja, ki je lahko tudi mapa katerega koli oblaka (če smo sinhronizirali OneDrive ali Google Drive, lahko spremembe usmerimo tja in tako imamo stalno varnostno kopijo).
Če želite obnoviti datoteke po zatemnitvi ali napaki sistema, preprosto odprite Office in uporabite orodje za obnovitev datotek, ki bo črpalo iz varnostne kopije, ki smo jo predhodno konfigurirali. Na žalost ta sistem shrani le spremembe, ki jih je vnesel vsako minuto: če zelo hitro pišemo, lahko manjkajoča minuta v času obnovitve raznese veliko dokumentov.
3) Kako uporabljati zgodovino datotek Windows
Če želimo dodaten rezervni sistem, da bomo lahko obnovili tudi datoteke, poškodovane zaradi napak, nenadnih ponovnih zagonov ali zlonamerne programske opreme, se lahko zanesemo na reševalni sistem z imenom File History, ki je prisoten v sistemu Windows 10 (pa tudi na prejšnje različice operacijskega sistema ).
Če želite aktivirati zgodovino datotek v operacijskem sistemu Windows, odprite meni Start spodaj levo, poiščite varnostne kopije in odprite prvi element, ki se bo prikazal na vrhu; iz novega menija nastavimo varnostno kopijo (USB ključ, zunanji trdi disk ali kateri koli omrežni vir) s klikom na Dodaj pogon .
Po dodajanju poti varnostne kopije kliknemo Več možnosti, v meniju Varnostne kopije datotek izberemo vsakih 10 minut in na koncu dodamo mapo z varnostnimi kopijami (kamor smo shranili datoteke Office) s klikom na gumb Dodaj mapo .
Sistem bo samodejno varnostno kopiral vsakih 10 minut, tako da boste vedno imeli kopijo naših Officeovih dokumentov na ločenem disku. Če želite izvedeti več o rezervnih sistemih, vas vabimo, da preberete spodnji vodnik.
PREBERITE TUDI -> Varnostno kopirajte uporabniške mape za shranjevanje osebnih podatkov v sistemu Windows
