Za vse, ki morate ustvariti račun, da boste zahtevali denar za delo kot svobodni zastopnik ali svetovalec ali za podjetje, tukaj vidimo, kako v Excelu izdelati personaliziran račun, preprosto, začenši z belega lista, ne da bi nato uporabil predlogo pripravljen.
Ustvarjanje računa v Excelu je sorazmerno enostavno delo, preprosto morate pripraviti tabelo, postaviti nekaj pravil, dodati potrebne podatke in nato, če želite opraviti bolj tehnično delo, dodati tudi nekaj avtomatizacije izračuna. Očitno je mogoče uporabiti predlogo računov, ki so jo že pripravili strokovnjaki, jo naložiti in prilagoditi. Nekateri modeli so že na voljo v Excelu, odprejo nov list in nato odprejo zavihek Datoteka in v iskalnem polju poiščejo račune. Drugi modeli so na voljo na specializiranem spletnem mestu Free Inplaice Templates ali na drugih spletnih mestih z modeli Excel, ki jih lahko brezplačno prenesete .
V tem primeru pa gremo po korakih za ustvarjanje preprostega računa za Excel iz nič (vodič deluje tudi z LibreOffice Calc ).
PREBERITE TUDI: 10 brezplačnih računov in računovodskih programov za samozaposlene in mala podjetja
Za preprost račun v Excelu so potrebni naslednji podatki:
Zdaj moramo spremeniti velikost nekaterih stolpcev in vrstic, da bomo imeli več prostora za zapisovanje daljših informacij, kot so opisi prodajnega predmeta. Če želite spremeniti velikost vrstice ali stolpca, kliknite nanjo in jo povlecite z miško. Vrstice so privzeto nastavljene na višino 20 slikovnih pik, stolpci pa na širino 64 slikovnih pik. Za optimizirano konfiguracijo lahko spremenite velikost stolpcev in vrstic na ta način:
Vrstica 1 mora vsebovati ime prodajalca in besedo "Račun". Dodatni prostor vam omogoča, da povečate velikost pisave tega naslova, da boste imeli boljši grafični prikaz, ki pritegne pozornost prejemnika. Stolpec A vsebuje večino pomembnih (in najdaljših) podatkov na računu: podatke o kupcu in prodajalcu, opis artikla in način plačila. Stolpec B vsebuje datume. V stolpec C zapišemo številko računa, datum računa, posamezno ceno vsakega navedenega izdelka in skupni znesek zapadlosti.
V stolpce A vrstice 4, 5, 6 in 7 vpišemo naslov (razdeljen na dve vrstici), telefonsko številko, številko DDV in davčno številko
V stolpca B vrstic 4 in 5 napišite " PODATKI: " in " INVOICE NO .: " s krepkim besedilom in besedilo poravnajte v desno. Stolpca 4 in 5 stolpca C sta presledka, kamor vstavite datum in številko računa.
Na koncu bomo za zadnji del osnovnih informacij v stolpec A, vrstica 9, vstavili besedilo " Račun A: " (krepko). Vrstice 10, 11, 12 in 13 se lahko uporabljajo za vnos prejemniških podatkov.
Nato se v vrstici 15 pridružite stolpcem A in B (izberite dve celici in nato pritisnite gumb Spoji na vrhu), tako da napišete naslov za navedene elemente, ki jih lahko v stolpcu A navedete od vrstice 16 do 30), pri čemer datumi pobega (stolpec B, vrstice 16-30). Ko združite stolpca A in B v vrstici 15, dajte celici obrob na vse strani (s pomočjo gumba za obrobo v razdelku Font na zavihku Domov ), morda tudi s svetlo sivo barvo ali drugo barvo. Enako storite tudi za celico C15.
V prvo celico vrstice 15 napišite DESCRIPTION in poravnajte besedilo na sredini. V C15 napišite PRICE, oboje pa krepite za glavo tabele. Izberemo presledek od vrstice 16 do vrstice 30 stolpcev A in B, da dodamo spodnjo mejo. Celice stolpca C od 16 do 29 so lahko obkrožene z levo in desno mejo.
Označite celico C30, dajte ji obrobo okoli celotne celice in barvni gradient, tako da bo izstopala. Na levi strani (nato B30) napišite SKUPAJ in poravnajte na desni.
S tem je zaključena struktura računa, z možnostjo dodajanja druge vrstice, odvisno od števila izdelkov. kar bi moralo izgledati tako.
Podobno označite celice C16-30 in izberite možnost " Valuta ", če želite oblikovati cene v evrih.
Če želite samodejno dodati vse posamezne zneske in jih prikazati v celici " Skupaj ", ki smo jo ustvarili, izberite celico (v tem primeru C31) in vnesite naslednjo formulo:
= Vsota (C16: C29)
Zdaj, ko izpolnite polja s cenami, bo skupna celica samodejno napolnjena z vsoto .
Nadalje vstavite besedilo " Način plačila: " v A34 ali druge podatke, odvisno od tega, kar potrebujete, na primer tako, da vnesete oblike plačila, sprejete za plačilo računa ali izključitve DDV ali kakršne koli druge pomembne opombe.
Desno od stolpca s cenami lahko dodate stolpec za izračun skupne cene z vključenim DDV in v prvi stolpec vnesete ceno brez DDV ali davka. Če želite dodati 22% DDV, mora stolpec skupne cene imeti naslednjo formulo: = C16 * 1, 22 . V spodnjem desnem kotu potegnite navzdol do skupne vrednosti, da formulo razširite na druge celice. Lahko dodate tudi stolpec E z napisanim DDV (22%) in nato uporabite formulo v stolpcu D vrste: = C16 * E16 + C16 .
Za zaključek ne pozabite dodati spodnje vrstice zahvale.
PREBERITE TUDI: Brezplačne in popolne elektronske programe za izdajanje računov
Ustvarjanje računa v Excelu je sorazmerno enostavno delo, preprosto morate pripraviti tabelo, postaviti nekaj pravil, dodati potrebne podatke in nato, če želite opraviti bolj tehnično delo, dodati tudi nekaj avtomatizacije izračuna. Očitno je mogoče uporabiti predlogo računov, ki so jo že pripravili strokovnjaki, jo naložiti in prilagoditi. Nekateri modeli so že na voljo v Excelu, odprejo nov list in nato odprejo zavihek Datoteka in v iskalnem polju poiščejo račune. Drugi modeli so na voljo na specializiranem spletnem mestu Free Inplaice Templates ali na drugih spletnih mestih z modeli Excel, ki jih lahko brezplačno prenesete .
V tem primeru pa gremo po korakih za ustvarjanje preprostega računa za Excel iz nič (vodič deluje tudi z LibreOffice Calc ).
PREBERITE TUDI: 10 brezplačnih računov in računovodskih programov za samozaposlene in mala podjetja
Za preprost račun v Excelu so potrebni naslednji podatki:
- Podrobnosti o prodajalcu
- ime
- Naslov in poštna številka
- Telefonska številka
- Številka DDV P
- Davčni zakonik
- Podatki o kupcu
- ime
- Naslov in poštna številka
- DDV
- Davčni zakonik
- Datum računa
- Številka računa
- Opis prodane storitve ali izdelka
- Cena izdelka (za en izdelek ali storitev)
- Skupni zapadli znesek
- Način plačila
Pripravite list z računi z Excelom
Nato odprite prazen list Excela in takoj izbrišite mreže, da boste imeli čist list. Če želite to narediti, pojdite na zavihek " Postavitev strani " in v izboru "Pogled" počistite polje "Mreža ".Zdaj moramo spremeniti velikost nekaterih stolpcev in vrstic, da bomo imeli več prostora za zapisovanje daljših informacij, kot so opisi prodajnega predmeta. Če želite spremeniti velikost vrstice ali stolpca, kliknite nanjo in jo povlecite z miško. Vrstice so privzeto nastavljene na višino 20 slikovnih pik, stolpci pa na širino 64 slikovnih pik. Za optimizirano konfiguracijo lahko spremenite velikost stolpcev in vrstic na ta način:
- Vrstica 1: 45 slikovnih pik
- Stolpec A: 385 pik
- Stolpec B: 175 pik
- Stolpec C: 125 pik
Vrstica 1 mora vsebovati ime prodajalca in besedo "Račun". Dodatni prostor vam omogoča, da povečate velikost pisave tega naslova, da boste imeli boljši grafični prikaz, ki pritegne pozornost prejemnika. Stolpec A vsebuje večino pomembnih (in najdaljših) podatkov na računu: podatke o kupcu in prodajalcu, opis artikla in način plačila. Stolpec B vsebuje datume. V stolpec C zapišemo številko računa, datum računa, posamezno ceno vsakega navedenega izdelka in skupni znesek zapadlosti.
Predhodne informacije za račun
V stolpec Vrstica 1 vnesite ime z večjo velikostjo pisave (lahko gre 18 točk) in besedilo krepite tako, da bo bolj jasno. V stolpec B 1. vrstica napišite "Račun", da takoj naredite, kaj je ta dokument. kot velikost pisave lahko postavite 28pt in kot slog pisanja lahko vse to naredimo z velikimi črkami in morda spremenimo barvo s sivo.V stolpce A vrstice 4, 5, 6 in 7 vpišemo naslov (razdeljen na dve vrstici), telefonsko številko, številko DDV in davčno številko
V stolpca B vrstic 4 in 5 napišite " PODATKI: " in " INVOICE NO .: " s krepkim besedilom in besedilo poravnajte v desno. Stolpca 4 in 5 stolpca C sta presledka, kamor vstavite datum in številko računa.
Na koncu bomo za zadnji del osnovnih informacij v stolpec A, vrstica 9, vstavili besedilo " Račun A: " (krepko). Vrstice 10, 11, 12 in 13 se lahko uporabljajo za vnos prejemniških podatkov.
Podrobnosti o izdelku ali storitvi
Za dodajanje fakturiranih izdelkov in storitev moramo na seznam dodati še nekaj vrstic.Nato se v vrstici 15 pridružite stolpcem A in B (izberite dve celici in nato pritisnite gumb Spoji na vrhu), tako da napišete naslov za navedene elemente, ki jih lahko v stolpcu A navedete od vrstice 16 do 30), pri čemer datumi pobega (stolpec B, vrstice 16-30). Ko združite stolpca A in B v vrstici 15, dajte celici obrob na vse strani (s pomočjo gumba za obrobo v razdelku Font na zavihku Domov ), morda tudi s svetlo sivo barvo ali drugo barvo. Enako storite tudi za celico C15.
V prvo celico vrstice 15 napišite DESCRIPTION in poravnajte besedilo na sredini. V C15 napišite PRICE, oboje pa krepite za glavo tabele. Izberemo presledek od vrstice 16 do vrstice 30 stolpcev A in B, da dodamo spodnjo mejo. Celice stolpca C od 16 do 29 so lahko obkrožene z levo in desno mejo.
Označite celico C30, dajte ji obrobo okoli celotne celice in barvni gradient, tako da bo izstopala. Na levi strani (nato B30) napišite SKUPAJ in poravnajte na desni.
S tem je zaključena struktura računa, z možnostjo dodajanja druge vrstice, odvisno od števila izdelkov. kar bi moralo izgledati tako.
Pravila, formule in avtomatizmi
Če so datumi zapisani v stolpcu B, vrstice 16-29, izberite te celice in pritisnite na polje " Format številke " v razdelku " Številka " na zavihku " Domov ". Nato izberite številko datuma s številkami, tako da je v tem polju vedno pravilno napisan datum.Podobno označite celice C16-30 in izberite možnost " Valuta ", če želite oblikovati cene v evrih.
Če želite samodejno dodati vse posamezne zneske in jih prikazati v celici " Skupaj ", ki smo jo ustvarili, izberite celico (v tem primeru C31) in vnesite naslednjo formulo:
= Vsota (C16: C29)
Zdaj, ko izpolnite polja s cenami, bo skupna celica samodejno napolnjena z vsoto .
Nadalje vstavite besedilo " Način plačila: " v A34 ali druge podatke, odvisno od tega, kar potrebujete, na primer tako, da vnesete oblike plačila, sprejete za plačilo računa ali izključitve DDV ali kakršne koli druge pomembne opombe.
Desno od stolpca s cenami lahko dodate stolpec za izračun skupne cene z vključenim DDV in v prvi stolpec vnesete ceno brez DDV ali davka. Če želite dodati 22% DDV, mora stolpec skupne cene imeti naslednjo formulo: = C16 * 1, 22 . V spodnjem desnem kotu potegnite navzdol do skupne vrednosti, da formulo razširite na druge celice. Lahko dodate tudi stolpec E z napisanim DDV (22%) in nato uporabite formulo v stolpcu D vrste: = C16 * E16 + C16 .
Za zaključek ne pozabite dodati spodnje vrstice zahvale.
PREBERITE TUDI: Brezplačne in popolne elektronske programe za izdajanje računov
