Moramo deliti pomembne delovne dokumente, vendar se želimo izogniti, da bi katero koli nesprejemljivo oko prebralo zaupne podatke "> S klikom na ikono lahko izberemo niz elementov, namenjenih ustrezni zaščiti dokumenta: preprečimo odpiranje datoteke, izberemo Šifriraj z geslom, vpišemo dvakrat izbrano geslo in potrdimo v redu ; zdaj moramo samo shraniti datoteko (s pritiskom na tipkovnico CTRL + B ali CTRL + S), zapreti Office in preveriti, da nas ob odpiranju datoteke vpraša za izbrano geslo.
Če želite odstraniti katero koli geslo, preprosto odprite dokument, vnesite doslej uporabljeno geslo, vrnite se na zaščititi dokument in znova kliknite na Šifriraj z geslom, pri čemer pazite, da tokrat pustite to polje prazno (samo pike izbrišite in pritisnite V redu ).
Postopek velja v katerem koli programu Office: Word, Excel, PowerPoint in drugih programih v delovnem paketu, ki jih je izdelal Microsoft.
Spremenite zaščito
Če na drugi strani želimo dokumente našega Officea zaščititi pred spremembami, bomo morali nastaviti raven sprememb, ki jih je treba blokirati (glede na to, da imajo nekateri dokumenti besedilna polja ali uporabne klike za izpolnjevanje).
Odpremo dokument, se vrnemo v meni Datoteka in v meniju Zaščita dokumenta izberemo element Omeji spremembe . V dokumentu se odpre nova stranska vrstica, iz katere se boste lahko odločili, ali boste uporabili omejitve oblikovanja ali omejitve sprememb.
V tem priročniku postavimo kljukico na Dovoli samo to vrsto sprememb v dokumentu in v spustnem meniju izberemo enega od razpoložljivih elementov: Brez sprememb (samo za branje), Revizije, komentarji in izpolnjevanje obrazca .
Če smo del korporacijske mreže in imamo v istem podjetju registrirane druge uporabnike, lahko spremembe omejimo tudi na določeno skupino, tako da izberemo v polju Izjeme (neobvezno), na katerega vpliva omejitev sprememb.
Za potrditev uporabe zaščite kliknite spodaj na Da, uveljavi zaščito ; se bo zdaj odprlo okno, v katerem lahko vnesete izbrano zaščitno geslo (po možnosti različno od tistega, ki je bilo vneseno za dostop) ali pa vnesite avtentikacijo z uporabo skrbniških poverilnic (samo računalnik ali Windows račun, ki ga trenutno uporabljamo uvesti spremembe).
Če uporabljamo preverjanje pristnosti gesla, lahko brez težav vključimo zaklepanje dostopa, prikazano v prvem poglavju.
Če namesto tega uporabimo preverjanje pristnosti uporabnika, bo dokument takoj šifriran in si ga bodo lahko ogledali le pooblaščeni uporabniki, ki ga v nobenem primeru ne bodo mogli spreminjati (za spremembe je dovoljen le naš račun).
Če želite odstraniti to vrsto zaščite, preprosto ponovite vse že vidne korake, odstranite kljukico na Dovoli samo to vrsto sprememb v dokumentu .
Kako zaščititi dokumente v programu LibreOffice
Office je zelo drag delovni paket, ki ga Microsoft prodaja za več sto evrov, zato ga je težko kupiti pri običajnih uporabnikih ali domačih. Kot veljavna alternativa lahko vedno uporabimo paket LibreOffice na naših računalnikih, ki je na voljo brezplačno.Poglejmo skupaj, kako zaščititi dostop do dokumenta in kako preprečiti nepooblaščene spremembe.
Zaščita pred odpiranjem
Za zaščito najpomembnejših dokumentov odpremo LibreOffice, izberemo program za zagon, ustvarimo dokument in pri shranjevanju na vrhu kliknite Datoteka -> Shrani kot .
V oknu za shranjevanje izberemo ime datoteke, pot, kam jo shranimo, in obvezno namestimo kljukico Shrani z geslom, nato pa na dnu kliknite Shrani .
Odpre se dodatno okno, kjer lahko dvakrat vnesete izbrano geslo; Ko ste pripravljeni, kliknite OK, da shranite dokument. Od zdaj naprej bodo datoteko lahko odprli in si ogledali njeno vsebino le tisti, ki poznajo geslo.
Spremenite zaščito
Če smo po drugi strani želeli dokument zaščititi pred neželenimi spremembami, ponovimo korake, ki smo jih videli v prejšnjem poglavju, to je, da pojdemo na Datoteka -> Shrani kot, postavimo kljukico na Shrani z geslom in na dnu kliknemo Shrani . V oknu, v katerem vnesemo geslo za odpiranje, razširimo postavko Možnosti, označimo element Odpri datoteko samo za branje, nato vnesemo drugo geslo od tistega, ki je nastavljeno za odpiranje.
Za potrditev kliknite V redu . Odslej bomo lahko dokument odprli kot samo za branje, ne da bi lahko spremenili nobene spremembe (ne glede na to, ali imamo zaščiten dostop do datoteke ali ne). Če želite spremeniti zaščiten dokument, kliknite zgornji meni Urejanje, izberite postavko načina modifikacije in vnesite geslo za odklepanje, ki je izbrano za zaščito sprememb.
sklepi
V tem priročniku smo skupaj videli, kako zaščititi dokumente pri odpiranju in kako zaščititi dokumente pred spremembami, tako da uporabljamo Office in če uporabljamo brezplačni paket LibreOffice.Lahko pa zaščitimo eno ali več z uporabo zaščite neposredno na mapah, kot je dobro opisano v našem priročniku o zaščiti datotek in map z gesli .
Za zaščito dokumentov pred spremembami druga metoda (široko uporabljana) vključuje pretvorbo dokumenta Office v PDF, kot je opisano v priročniku o tem, kako zaščititi datoteko PDF z geslom, da je ne odprete ali uredite .
