Vsakdo, ki dela ali dela v podjetju ali za kateri koli svetovalni projekt, bi bil lahko pooblaščen, da napiše zapisnik sestankov . Običajno je ta naloga dodeljena najmlajšim, vendar ni verjetno, da bi jih lahko imel tudi najbolj izkušen svetovalec ali vodja projektov.
Vsakič, ko se sestane, je treba hraniti natančno dokumentacijo o razpravljanih in sprejetih odločitvah, ki navajajo, kakšni ukrepi bodo sprejeti v prihodnjih dneh.
Nekoč (no, še danes) so bili zapisniki napisani s peresom in papirjem, nato so jih kopirali v dobri kopiji v računalnik, da bi jih lahko delili z vsemi udeleženci srečanja.
Danes svetovalec ali sodobni zaposleni zapisuje zapisnike neposredno v računalnik, oziroma na iPad zaslon z zaslonom na dotik.
V ta namen je nastala zelo uporabna spletna aplikacija, ki naredi sestavo zapisnikov bolj profesionalno, hitrejšo in jasnejšo .
Minutes.io je brezplačno spletno mesto z vmesnikom, ki je narejen za pisanje zapisnikov sestankov in njihovo preprosto deljenje z drugimi .
Aplikacija je res preprosta in ponuja dobro oblikovan list besedila z nekaj polji, kamor lahko napišete udeležence sestanka, datum in kraj, kjer se odvija.
Lahko spremenite naslov in napišete dan v tednu v italijanščini v želeni obliki.
Pod naslovom je nekakšna tabela, kamor lahko zapisujete zapisnike v obliki organizirane in jasne postavitve.
Za vsako postavko poročila je v prvem polju mogoče določiti vrsto: če je nekaj odločeno, če je nekaj storiti, če gre za informacije ali če je ideja.
Drugo področje je, kjer je treba opisati, kaj je bilo rečeno, o čemer se je odločilo ali glasovalo.
Na desni strani lahko za vsako točko dnevnega reda, ki sestavlja zapisnik, napišete ime osebe, ki je intervenirala ali je glasovala, in morda datum, ki je določen, če je treba kaj storiti.
Obstaja tudi več avtomatizmov: datum se vpiše samodejno in udeleženci se prepoznajo s črko.
Ko je poročilo zaključeno, lahko pritisnete tipko V v zgornjem levem kotu, ga preberete in z gumbom Minutes.io znova pošljete po e-pošti ali natisnete poročilo .
Za vsako poročilo se ustvari tudi povezava, tako da jo lahko vedno preberete na internetu.
Aplikacija je bila narejena v JavaScriptu in ne v Flashu, tako da zelo dobro deluje tudi na iPadu.
Tudi če vam Minutes.io ne omogoča spreminjanja grafične nastavitve poročila, vsebuje vse značilnosti, da poročilo napišete tako delavsko: za tiste, ki tam še niste bili, samo pomembne stvari, z jasno obliko, povzetkom in lestvi sestavljeni po zaporedju, na kateri se razlikujejo odločitve, sprejete na podlagi splošnih informacij in idej.
