Tisti, ki delajo z e-pošto, bodo morda morali preprečiti, da bi prejemniki e-poštnega sporočila, poslanega več ljudem, imeli možnost, da vse posredujejo ali odgovorijo, torej ne morejo sporočila posredovati drugim ali odgovarjati vsem tiste prepisane. Ta funkcionalnost obstaja samo na e-poštnem odjemalcu Microsoft Outlook, 2003, 2007 in 2010 .
Zaščita poslanih e-poštnih sporočil preprečuje prejemniku sporočila kopiranje, tiskanje ali posredovanje tega e-poštnega sporočila.
Razlogi za uporabo te nastavitve so lahko povezani z zaupnostjo podatkov, ki so prisotni v sporočilu, ali z željo, da bi kdo preprečil, da bi odgovoril na skupinsko e-poštno sporočilo.
Da bi preprečili odgovor na vse, obstajata dva načina, eden z ročno konfiguracijo, drugi z vtičnikom za program.
Zaščita ne bo absolutna, ampak lahko deluje le kot odvračanje, ker če bi bila ta zaščitena pošta odprta z drugimi e-poštnimi odjemalci, ki niso Microsoft Outlook, zaščita ne bi bila učinkovita.
Vendar pa je v organizacijah in uradih, kjer lahko pošto prebirate samo z Outlookom, to zaščito težje obiti.
Na strani za pomoč Microsoft Outlook je korak za korakom opisan ročni način onemogočanja »Odgovori vsem in naprej« .
Izdelava zaščitnega modula je zelo preprosta in se lahko opravi enkrat za vselej z možnostjo nastavitve ali ne blokiranja po elektronski pošti.
Če želite, lahko namesto tega uporabite vtičnik za Exchange in Outlook (samo 2007 in 2010), ki onemogoči Odgovor vsem in posredovanje e-poštnega sporočila.
Vtičnik NoReplyAll (brezplačen) je mogoče prenesti in namestiti v računalnik, ki se uporablja za pošiljanje e-poštnih sporočil.
Z ponovnim odpiranjem Outlooka in sestavljanjem novega sporočila po namestitvi te razširitve bi morali na zgornjem meniju videti dva nova gumba, s katerimi lahko funkcijo posredovanja drugim onemogočite.
Če poskušate to e-pošto poslati sebi, zaščiteno z Odgovori vsem, boste opazili, da so z ponovnim odpiranjem prejetega sporočila onemogočeni gumbi za posredovanje sporočila in odgovarjanje prejemnikom, ki kopirajo na e-pošto.
Odgovor pošiljatelja je očitno še vedno mogoč.
Če uporabnik poskuša posredovati ali odgovoriti vsem iz hitrega menija v Outlooku (ki ni onemogočen), se odpre opozorilo, da funkcionalnost ni na voljo.
Če prejemnik e-pošte ne uporablja Microsoft Exchange ali Outlook in poskuša odgovoriti vsem, tudi če ni onemogočen, se ostali prejemniki ne bodo samodejno kopirali, kar bo po potrebi izbrano ročno.
Kot dodatno funkcijo je v konfiguracijskem meniju tega vtičnika ( Orodja -> Možnosti ) mogoče navesti nekaj ključnih izrazov, na katere boste prejeli opozorila, ko pošiljate sporočilo brez priloge.
Učinkovitejša metoda za zaščito zaupnosti e-poštnih sporočil, poslanih prek Outlooka, je vtičnik BCCThis, ki omogoča pošiljanje zasebnih sporočil CCN, priloženih e-pošti, vidnih samo nekaterim.
