Vsi se bodo slej ko prej morali spopasti s preglednicami, enim najkompleksnejših in najmočnejših orodij, ki jih je mogoče uporabiti v računalniku na delovnem mestu. To nadaljevanje ni namenjeno kot vodilo za začetnike na preglednicah, temveč želi izpostaviti štiri vrste dejavnosti, ki jih morate vedeti, kako dobro opraviti s programi, kot je Excel. Microsoft Excel je zagotovo najbolj uporabljen program na svetu za ustvarjanje tabel in preglednic, vendar so iste funkcije na voljo tudi v brezplačnih paketih, kot sta LibreOffice in Google Docs.
Če želite biti uspešni v pisarniškem delu ali vsaj olajšati življenje in se bolje promovirati pri najemanju intervjujev, morate postati dobri v uporabi Excela (ali enakovrednega programa , kot sta LibreOffice in Google Docs ) in biti sposoben opraviti vsaj naslednje štiri dejavnosti .
PREBERITE TUDI: Kako narediti izračune v Excelu
1) Hitro vnesite podatke z obrazci ali obrazci
Vnašanje podatkov v preglednico je izhodišče za vsako analizo tabel. Vsi začetniki programa Excel ročno napišejo podatke v celice, vendar bi bilo veliko hitreje uporabiti obrazec. Obrazec je samo voden obrazec za hiter vnos podatkov v celice, da bi lahko napisali in pritisnite Enter, da bi šli v naslednjo celico .
V Excelu 2013 je bil gumb obrazca nekoliko skrit.
Če ga želite najti, morate pritisniti na trak na vrhu in ga prilagoditi tako, da dodate gumb modulov.
V drugih različicah Excela namesto tega pritisnite tipko Office, pojdite na Možnosti Excela in prilagodite tako, da dodate obrazec.
Ko pritisnete gumb Obrazec, lahko ustvarite obrazec (ali predlogo ali masko za vnos podatkov), tako da napišete naslove stolpcev.
V LibreOffice Calc lahko s pomočjo obrazca vnesete podatke s pritiskom na meni Podatki-> Obrazec .
Pred uporabo obrazca moram ustvariti glave stolpcev, tako da postane kompilacija vodena in hitra.
Obrazci v Googlu Drive (Google Dokumenti) so sami po sebi predmet, ki vam omogoča, da ustvarite ankete z več odzivi za skupno rabo v spletu.
Obrazec lahko ustvarite s tipko Ustvari ali pa ga vstavite (z menijem Vstavljanje ) v preglednico.
Strani s pomočjo v italijanščini:
- Za Libreoffice Calc
- Office Excel
- Google Spreadsheet
2) Izvedite izračune s funkcijami in formulami
Ko so podatki vneseni v celice, je verjetno, da je potrebna operacija ali izračun.
Funkcije in formule morajo biti zapisane v zgornje besedilno polje in omogočajo manipulacijo s podatki preglednice, izvajanje preprostih matematičnih operacij, dodajanje števil v stolpcu, povprečje ali celo delo s predmeti iz resničnega sveta, kot so datumi ali denarja.
Vsi računski programi imajo svoj nabor funkcij, z nekaterimi razlikami.
Te strani v italijanščini vsebujejo vse formule, ki jih je mogoče izvajati v Excelu, LibreOffice Calc in Google Drive.
Poznati jih na pamet, je nemogoče, vendar je bistvenega pomena vedeti, kaj najbolj uporabljate in kaj potrebujete za svoje delo.
Na primer, nekatere osnovne operacije so:
- Vsota števil v celicah: = SUM (A1; B1) doda dve številki, medtem ko je = SUM (A1: A5) vsota vseh celic od A1 do A5.
- = POVPREČNO (A1; B1) je povprečje dveh števil; = POVPREČNO (A1: A10) je povprečje števil A1 do A10.
Vsako formulo lahko najdete tudi v meniju Vstavi - Formule .
Lahko kombinirate tudi dve funkciji in ustvarite formulo, kot je na primer = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0), da zaokrožite decimalna mesta vsote števil A1 do A10.
O funkcijah preberite: Kako uporabljati formule za računanje na Excel (COUNT in SUM)
3) Razvrstite podatke s filtri in vrtilnimi tabelami
Ko ste vnesli neobdelane podatke in izvedli vse izračune s pomočjo funkcij in formul, morate zdaj ustvariti različne načine njihovega pregleda.
Niz podatkov lahko razvrstite po stolpcu: pritisnite CTRL-A, da izberete celoten list, pojdite na zavihek Podatki na traku, pritisnite " Razvrsti " in izberite stolpec in merilo, ki je lahko na primer po številu da.
Vedno iz menija Podatki lahko vstavite tudi filtre, na primer za izključitev podvojenih elementov.
Zbirne tabele so napredni filtri, ki se uporabljajo za filtriranje velikih seznamov podatkov, ki jih sicer ni mogoče prebrati.
Pivotne tabele vam omogočajo, da vzamete nekaj podatkov, če jih povzamete in si ogledate le nekaj njih, preostanek pa skrijete.
V Excelu ustvarite vrtilno tabelo iz menija Vstavljanje, medtem ko v LibreOffice Calc iz menija Podatki.
Če želite izvedeti več, obstajajo vodniki v italijanščini za:
- filtriranje podatkov v Excelu
- Nihajne tabele v Libreoffice
- vrtilne tabele v Googlu Drive.
4) Ustvari makrone za ponavljajoče se naloge
Delo z Excelom je lahko zelo dolgočasno, saj pogosto vključuje ponavljajoče se naloge.
Če želite preprečiti, da bi vsak dan opravljali isto delo, lahko ustvarite makro in posnamete stvari, ki jih počnete, tako da jih računalnik lahko opravi sam.
Makroni so v programu Excel močna točka, medtem ko morate biti v Libreoffice previdni, ker nekateri makri morda niso združljivi z Microsoft Officeom.
V Excelih, LibreOffice in Google Drive je mogoče ustvariti bolj zapletene makre s programskimi skripti, za katere bi bila potrebna nekaj študija.
Tukaj je nekaj virov za začetek:
- Excel: Delo z makri
- Excel Makro (v angleščini)
- LibreOffice: Prvi koraki z makri
- Google Drive: pregled skriptov za Google Apps (samo v angleščini).
Vse te funkcije so samo vrh ledene gore Excel in drugih programov. Uporaba preglednic je še ena profesionalnost in disciplina, v katero se lahko globoko potopite.
PREBERITE TUDI: 6 najbolj uporabnih funkcij Excela za filtriranje podatkov in pregledovanje grafov
